策劃 Planing
遠征隊的準備工作必需由發起人建立起一套的管理辦法來開場。這套辦法必需負予明定的交通、後勤及一定人數作業計劃的職責所在。這些指定的職務必需有勝任能力的人來擔任。除此之外，所有隊員必需熟知每個人所負責的事務。
接下來發起人的第二個重要的工作就是操作員的選擇。這對遠征隊的成功與否極為重要。理想的話，一台機器應計劃配屬二人。操作員的挑選除其上線操作能力外，其它支援後勤功能的表現亦同等重要。操作員必須有團隊工作的能力而不是當做一個個體的一群。對遠征隊最重要的要求就是：除非在人數上不做限制，凡無法兼俱後勤及上線操作能力的人不應列為入圍名單。一旦
操作員選定後，其後續的交通及後勤計劃就可以開始去做詳細的設計。上述這些考量應該是最理想的情況。
如果遠征隊是被安排在一種特殊的交通狀況下，就有必要對人員及後勤補給作一番調整以配合此一機會之需。這可能不是個令人滿意的情況，但總比一無所有來的好。當規模及作業時段也許會被交通問題所挶限時，其它考量仍依原計劃執行，而操作員的選擇仍然是發起人做決定時最重要的一件事。
在此必須提起的，遠征隊可能會牽涉到許多人。如果時間短暫的話，一大票的人也許需要的。這種情形下，將涉及一堆人及大量的設備及補給的工作。一大票人的參與可能引起人際間的衝突而必需要有一套非常詳細的人事管理，這點要特別注意。如果操作員太多的話，就引起另一個問題：就是每個人究竟能分配到多少時間上線工作？假如遠征活動的時間是較長的、是可控制掌握的，那麼少數幾個的參與也許是令人滿意的。在大多數的情況裡，到稀有地區遠征的交通花費要視整體努力的規模而定，這可能不假。越多人就需要越多的補給、越多的無線電設備及更多的天線等等。因此，人數、電台數量及可用的經費之間必須做一選擇。為了傳播狀況的變化且要得到太陽火燄及其它傳播狀況之異常現象留下來做長一點時段的活動，也許可值得一試。
如不能有效的執行的話，空有最好的計劃也無濟於事。因此，一旦活動開始，負責人要求成員依計劃時程所定之準則行事，團隊活動進度的監察以及綜合整體作業之運作等都是相當重要的。他必需負責追蹤各人口集中地區的通聯數並依之做作業時程的調整。在安排每個操作員的作息時間的當中，他也必須確認到在傳播狀況良好的時段裡操作員是否安排的適當。
操刀風格 Operating Style
任何一個活動必需由領隊在所有隊員到場之情況下召開一個行前會議，以討論整個活動如何去掌握操作員上線操刀風格的考慮。這可經由前往遠征地之途中，在車、船上好幾個小時可利用的空閒時間為之。『開始上線的時候，將所有精英全力投入戰場以贏取所有聽眾的信賴是非常重要的一件事；隨著時間的消逝，在幾天成功的操作之後且PILEUP規模日趨漸小時，操作員的作風就可梢放輕鬆，以解除連日來之緊張壓力』 這句話引用自於1992年南三明治島(South Sandwich Island)遠征隊的操作員手冊；手冊中所建議的管理作業的種類對一個成功的遠征活動來講是有其必要的。不管如何惡劣的環境，那次的遠征活動因管理完善而辦的相當成功。
通常，遠征隊隊員是由不同技藝程度的人所組合；因此，隊員間必須共享如何去掌管遠征活動的基本動作。這個基本動作包括了：一天當中不同時段裡，誰去對事前規劃好的地區來當班；要到那一個業餘波段去守聽及發射；以及處理PILEUP時，好到何種程度等等。這些考量對於聽眾們的認知上有著極大的震撼。在這層關係來講，整體操控的系統化是決對重要的；因為任由每個隊員隨心所欲的各自獨立作戰對遠征目的達成實在是極端困難的。即使是各個都具有高超的技巧，隊員們應毫無保留的貢獻個人才華。好的成績絕對有必要仰賴團隊合作的。
對於所謂的PILEUP處理一定要特別注意。PILEUP的處理一般都參考那些曾經處理場面控制頗有技術心得的單位團體的作法。自家呼號的辨識報讀及QSL（卡片交換）的資訊應如何適時地報出來這都是要提到的；就像碰到重複呼叫跟口出不遜的情形，要怎麼處理？一樣的要提出來討論。
在隊員們討論當中，QSO的工作方式是另一個必須強調的話題。正確的QSO工作方式就是用來確保操作員通聯到DX'ers時，讓他知道他已被記錄在簿子裡的一套程序。這是個嚴肅的話題，也牽涉到具有各式各樣理由的DX'ers。以後再另闢章節加強討論本話題。
頻率 Frequencies
活動開始之前不同波段之工作頻率一定要事先擬定並公告周知。這些頻率必須依照世界各地所規定的工作需求來選定。例如；在美國，只有超級火腿Extra Class的人才有資格在80米、40米、20米及15米波低於 "025"之頻率從事CW的工作，所以守聽頻率就要依之規定來設定。世界其他地區頻率像80米及40米高於"025"者也許一點用都沒有。全球各地對於授以80米及40米波段的發射頻率，多少有些不同。遠征隊的發射信號必定要被抄收，因此基於大部份重要地區的守聽狀況，不同波段的頻率則必須做最佳選擇。這些資料不大容易取得，但勤能補拙應無置疑。一旦頻率選定就必須堅守原則。依照公告出去的頻率工作可以幫助其他人容易辨識出遠征隊，減少老是在問"遠征電台是誰？"的問題；也加強此次活動的空中信用度。
操作手冊 Operator Manual
為一個成功的遠征活動打下基礎，準備一本操作手冊是個明智之舉。此操作手冊應列出此次活動適當的工作方式及有關本章所提之許多建議。除此之外，手冊之中也放進一些有關此次活動目地的之文獻資料，這對於隊員們在工作時將會有所助益的。其他資料諸如："大圓圖"（傳播狀況預測專用之圖說）、傳播狀況預測圖表以及世界各地火腿人口分佈之統計資料等都要包括在內。
裝備 Equipment
有幾個後勤計劃的動向能顯著的衝擊到遠征活動的工作特性。在參與活動之前，決定使用到那些裝備是特別須要注意的。尤其是需要給予特定地區最大信號強度的需求方面更應特別關注。就如一著名的遠征隊曾說過：「你就是要大聲而且洪量無比」。好天線能去做到小電台是個重要因子，規定能用多大功率就盡量去用。那些小電台的人將會為他們以微弱信號居然能通聯到遠征台而感到驕傲，沒有人會告訴他們，那實在是遠征隊策劃者為了贏得聲望而要求大天線及大"烏龜"(功率放大器)的功勞。
天線做適當的佈置及頻譜清晰的收發機也可在同一波段上工作，甚至在同一調變模式下也可有幾組信號同時發射，對於某一地區之有限的傳播狀況頗為有利。1993年9M0S 南沙群島遠征時藉著兩組八木天線併排地朝向美洲地區，就能克服預期中對美東惡劣的傳播狀況。這個安排是將兩個電台之間的干擾減至最低且允許兩部FT1000Ds同時在20米波的SSB工作。1989年XF4L，在里微爾吉吉多Revile Gigedo的活動時，在20米波段上同時有幾組信號發射。也聽到一些海盜台出現的報告，但是電台安排的使得四部機器在傳播狀況大開之時毫無相互干擾；造就了在短短不到八天裡的時間通到了將近5萬個QSO。
隊員的舒適度 Operator Comfortable
在規劃階段時，隊員的舒適度必須列入考量。蹲坐在流木殘幹、趴著拼湊的桌上寫東西，一點也不好玩，也無法增進工作效率。為了達到最佳成績排除萬難也要弄些適合的傢俱跟日常設施。請記住，遠征隊的人也希望玩的愉快！為了達到最好的產能，睡得飽才有體力，床舖盡可能的提供給每一位隊員。在企鵝島遠征時，沒有床舖僅以毛毯裹身，地板堅硬無比，入睡的時間非常有限，相當腦人。
動員及組織--總結
(1)策劃
(a) 擬定出管理計劃。隊員的選擇特別要注意。以上線操作技術及其它後勤支援屬性做為選擇之指標。
(b) 人數足夠就好，人多花費就大，也可能造成許多困擾。
(c) 一旦上線活動，必定要全程掌控以確保目標之達成。
(2) 操作風格等討論
有關操作管理系統的戰術應用必先詳加討論並做成規範以供執行。即使是最佳人選亦不准依其個人喜好為之。
(3) 頻率指定
(a) 依照世界各地規定，指定工作頻率。尊重其根深蒂固之習慣頻率。
(b) 選用容易跟特定地區通聯的波段。如傳播狀況有限時，甚至用多機在同波段工作。
(c) 各地區電台執照等級限制及使用頻率各有不同，須加以考量；在美國只有超級執照的電台才能在低於7.025 跟 3.525 之頻率工作，就像第一區對80米波的限制一樣。
(4) 備妥一本操作手冊
(5) 設備
(a) 確定必要的設備及出自何處。用最好的收發機。如果允許的話把功率放大器也派上場。
(b) 把最好的天線用上去。
(6) 給予隊員最佳的舒適條件
給每位參與的人有張床。桌、椅當然為必備品；要注意到提供隊員一個舒適安全的遮風避雨環境。
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